Tapahtumajärjestämisen kokonaisuus lisää kaupungin vetovoimaa
Tampereen kaupunki ottaa ensimmäisten kaupunkien joukossa tuotantokäyttöönsä Luvat ja valvonta -palvelun tapahtumajärjestämisen kokonaisuuden. Tapahtumajärjestäjien odotukset palvelua kohtaan ovat korkealla. ”Kun tapahtumajärjestäjän etu toteutuu, tämä parantaa myös kuntien ja viranomaisten imagoa. Tampere haluaa olla vetovoimainen tapahtumakaupunki sekä kävijöille että tapahtumajärjestäjille”, Tampereen kaupungin projektipäällikkö Anni Joela kertoo.
Luvat ja valvonta -palvelun tapahtumajärjestämisen kokonaisuuden kehittämisen tavoitteena on, että tapahtumien järjestäminen olisi entistä helpompaa, sujuvampaa ja turvallisempaa. Luvat ja valvonta -palvelu kokoaa luvituksen eri osapuolet ja heidän asiointinsa ikään kuin yhteen nippuun.
Joela sekä Tampereen kaupungin koordinaattori Alina Viitasalo kannustavat viranomaisia ja kuntia liittymään innolla ja sankoin joukoin osaksi Luvat ja valvonta -palvelun tapahtumajärjestämisen kokonaisuutta. Viranomaisten laaja käyttöönotto Luvat ja valvonta -palvelun tapahtumakokonaisuuteen olisi nyt yhden luukun hyötytavoitteiden toteutumisen kannalta tärkeää.
Yhteistyön helpottuminen eri osapuolten välillä on yksi Luvat ja valvonta -palvelun keskeisimpiä tavoitteita ja toteutuu täydessä mitassa, kun mahdollisimman laaja joukko viranomaisia ja kuntia liittyy osaksi palvelukokonaisuutta.
”Saumaton yhden luukun palvelu auttaa olennaisella tavalla rakentamaan hyviä tapahtumakokonaisuuksia ja helpottaa eri osapuolten kommunikaatiota”, Joela kertoo.
Kaikki osapuolet hyötyvät
Järjestäjille Luvat ja valvonta -palvelun tapahtumajärjestämisen kokonaisuuden käyttöönotto on tärkeä uudistus. Etenkin kokemattomat tapahtumajärjestäjät hyötyvät lupatarveselvityksestä, kun ne aloittavat lupahakemusten tekemisen.
”Tapahtumajärjestäjien sekä lupaviranomaisten on työnsä kannalta hyvä nähdä muiden osapuolten päätökset. Todella toivomme, että tiedonkulku helpottuu merkittävästi, kun viranomaiset näkevät tapahtuman muutkin hakemukset ja mahdolliset päätökset helposti”, Viitasalo kertoo.
”On kaikkien osapuolten hyöty, että kokonaiskuva on kaikkien nähtävillä. Tämä sujuvoittaa tapahtumien järjestämistä, ja on mielestämme selkeä vetovoimatekijä”, Joela lisää.
Imagoetua kunnille
Tampere on jo pitkään ollut aktiivinen tapahtumakaupunki. Luvitettuja tapahtumia oli kaupungissa viime vuonna parisen sataa.
Entä millaisia oppeja ja vinkkejä Tampere antaa kunnille, jotka harkitsevat palveluun liittymistä?
Sujuvien palveluiden tarjoamisen tuottamat imagoedut sekä kaupunkiturvallisuuden lisääntyminen nousevat esiin tärkeinä näkökohtina.
”Todella toivomme, että muutkin kunnat innostuvat palvelusta. Näin tapahtumajärjestäjille olisi tulevaisuudessa sama asia, järjestävätkö he tapahtuman Tampereella tai vaikkapa Kuopiossa. Tapahtumajärjestäjät ovat hyvin verkottuneita – olisi kaikille kätevää ja edullista olla mukana samassa palvelussa”, Joela sanoo.
”Turvallisuuden varmistamisen edellytysten parantaminen tapahtumissa on myös hyvin tärkeä asia kaikille kaupungeille ja kunnille.”
Pilottihankkeet keränneet positiivista palautetta
Tampere on ollut mukana Luvat ja valvonta -hankkeessa vuodesta 2015 ja toiminut hankkeessa kokeilualustana – eräänlaisena ”koelaboratoriona”. Tapahtumajärjestämisen kokonaisuus otettiin Tampereella käyttöön vuonna 2022. Matkan varrella on kuunneltu tarkasti eri viranomaisten tarpeita, ja he ovat päässeet kertomaan toiveistaan.
Tampere on jo järjestänyt pilottiprojektina joitakin suurempia tapahtumia siten, että tapahtumatuottajat ovat hakeneet luvitukset Luvat ja valvonta -palvelun kautta. Pilottihankkeista saatu palaute on ollut positiivista. Paljon asioita tullaan vielä kuitenkin kehittämään.
”Olemme olleet pitkään mukana kehittämässä palvelua. Viime vuosien aikana olemme edistäneet käyttöönottoa ja tänä syksynä olemme edenneet vaiheeseen, jossa varsinaisen palvelun käyttö on aloitettu. Suurempaa käyttöönoton lanseerausta suunnitellaan keväälle”, Viitasalo kertoo.
”Matka on ollut pitkä ja haasteitakin on matkanvarrelle mahtunut. Vaikka käytön laajentamisessa on edelleen työsarkaa, odotamme palvelun laaja-alaista hyödyntämistä innolla”, Joela ja Viitasalo kertovat.
Tampere on Viitasalon ja Joelan mukaan tuonut kehitykseen kuntanäkökulman. ”Olemme edistäneet kuntien yhteistä asiaa.”
Viranomaisten yhteistyö helpottuu – kovat odotukset
Jatkossa Tampere toivoo saavansa mahdollisimman paljon käyttökokemusta ja aitoja luvitushankkeita palvelun kautta.
”Tähän asti olemme tehneet hiljaista lanseerausta valittujen kumppaneiden kanssa. Toivomme, että kaikki menee hyvin ja saamme kokonaisuuden laajaan levitykseen – haluamme tämän lähtevän lentoon”, Joela ja Viitasalo kertovat.
Laaja-alainen yhteistyö yhden luukun palvelulupauksen toteutumisen kannalta on tärkeää. Mitä enemmän osapuolia tulee mukaan kokonaisuuteen, sitä enemmän Luvat ja valvonta -palvelu helpottaa liittyneiden osapuolten arkea.
”Odotamme, että tulevaisuudessa eri viranomaiset ja osapuolet ovat ajan tasalla, missä luvitus on menossa. Ajantasaisuuteen ja yhteistyöhön tulee selkeä parannus.”
Teksti: Jonna Vuokola, Viestintätoimisto Manifesto Oy
Lisätietoa Luvat ja valvonta -palvelusta: https://luvatjavalvonta.fi/