Selvitä ja suunnittele
Selvitä ja suunnittele -vaiheessa käyttöönottava organisaatio perehtyy Luvat ja valvonta -palvelun toimintaan ja käyttöönotettaviin menettelyihin, tekee tarvittavat päätökset käyttöönottoon liittyen ja käyttöönottokokonaisuuden toteutuksen.
Polku pelastuslaitoksien käyttöönottoon
Luvat ja valvonta -palvelun perusidea, “lupia hakevan asiakkaan tarpeet täyttävä lupamenettelytarjonta yhdestä luukusta ja tästä muodostuva kokonaiskuva luvittaville viranomaisille”, mahdollistuu viranomaisten käyttöönottojen myötä.
Pelastuslaitoksien käyttöönottopolku on tehty kaksivaiheiseksi:
- Pelastuslaitokset voivat ottaa Luvat ja valvonta -palvelussa olevat pelastuslaitosviranomaiselle kuuluvat menettelyt heti käyttöön hyödyntämällä Luvat ja valvonta -palvelun kevytasiointia. Tällöin asiakas asioi kevytasiointi-palvelussa ja pelastuslaitos saa tarvittavat tiedot Luvat ja valvonta -palvelun käyttöliittymään.
- Tuleva “Onnettomuuksien ehkäisy (OE)” -järjestelmä, jonka käyttöönoton myötä pelastuslaitoksien asiointipalvelut siirtyvät Luvat ja valvonta -palvelun Kevytasioinnista OE-järjestelmän asiointipalveluun. Tämän jälkeenkin asiakas aloittaa kaikille viranomaisille yhteisten tietojen antamisen Luvat ja valvonta -palvelussa, josta tiedot ja asiakas siirretään viranomaisten asiointipalveluihin jatkamaan asiointiaan. Tämän hetken arvio OE-järjestelmän asiointipalvelun käyttöönotolle on vuosi 2026.
Pelastuslaitokset ottavat Luvat ja valvonta -palvelun käyttöön itsenäisesti kunkin hyvinvointialueen päätöksentekomallin mukaisesti.
Perehdy ekosysteemiin…
Käyttöönotto on hyvä aloittaa perehtymällä Lupien ja valvonnan ekosysteemin toimintaan
- Videot, joista saat kiteytetysti kuvan Luvat ja valvonta -palvelusta
- Artikkeli ekosysteemistä yhteisenä toimintamallina, jossa kerrotaan
- miten palvelua asiakkaalle yhdessä tuotetaan
- palvelutuotannon roolit
- edellytyksistä toimia ekosysteemissä
- Käyttöönotettavissa olevat pelastuslaitoksien viranomaismenettelyt liittyen tuotantolaitoksen ja tapahtumajärjestämisen palvelukokonaisuuksiin.
…ja käyttöönoton vaatimuksiin
Alla olevalla videolla on tiivistetysti kuvattu Luvat ja valvonta -palvelun käyttöönottoon liittyvät tehtävät ja edellytykset:
Selvitä
- Voidaanko hyödyntää portti-kirjautumista vai kirjaudutaanko Suomi.fi -palveluita hyödyntäen
- Mitä muuta selvitettävää?
Suunnittele
Suunnittelussa tulee ottaa huomioon organisaation toimintatavat ja ohjeistus käyttöönottoa suunniteltaessa. Organisaation kannattaa laatia suunnitelma kahdessa vaiheessa:
- ylätason suunnitelma päätöksentekoa varten ja
- varsinainen käyttöönoton yksityiskohtainen toteutussuunnitelma päätöksen jälkeiseen toteutukseen
Suunnittelu päätöksentekoa varten
Tässä vaiheessa kerätään tietoa ja luodaan ylätason suunnitelma päätösehdotuksen pohjaksi. Päätöksenehdotuksen valmisteluissa on syytä noudattaa organisaation ohjeita ja tapoja. Yleisesti päätösesityksessä tulisi näkyä
- Muutoksen tarpeen perustelu – miksi käyttöönottoa ollaan tekemässä? Esimerkiksi: mahdollistetaan asiakkaille yhden luukun sähköinen lupa-asiointi ja viranomaisille nykyistä parempi näkyvyys koko asiakashankkeeseen.
- Luvat ja valvonta -palvelun käyttöönottokokonaisuus: kirjataan esitykseen lupa-asioinnit ja näiden liittymistavat, sekä mitä vaikutuksia tulevalla muutoksella on palveluprosesseihin, henkilökuntaan ja järjestelmiin
- muutokseen tarvittavat resurssit ja kustannukset
Päätä
Tee käyttöönottoesitys kunnan hallintotapojen mukaisesti hyödyntäen suunnittelun materiaaleja. Kun päätös on tehty, voidaan käyttöönotton valmistelut aloittaa.
Toteutussuunnitelma käyttöönottoa varten
Kun päätös käyttöönotosta on tehty, varsinaista käyttöönottoa varten on suositeltavaa tarkentaa tehtyjä materiaaleja käyttöönottosuunnitelmaksi seuraavasti:
- tarkennetaan muutoskohteet tehtävätasolle siten, että tuleva suunnitelma huomioi mahdolliset prosessimuutokset kussakin valitussa asioinnissa ja miten muutos vaikuttaa organisaation prosesseihin, ihmisiin ja järjestelmiin asiointikohtaisesti
- Resursointi: keitä (millaista osaamista) käyttöönotossa tulee olla mukana
- Viestintä: mitä, miten ja kenelle muutoksesta tulee viestiä. Löydät täältä ohjeita viestinnän suunnitteluun
- Koulutukset: uuden palveluprosessin mukaiset koulutukset henkilökunnalle
- Olemme tehneet ohjeita suunnittelun tueksi – löydät ne täältä.
Huomioitavaa
Käyttöönottoon varattava aika
Käyttöönoton laajuudesta riippuen sille on suositeltavaa varata kalenteriaikaa vähintää 6-8 viikkoa. Laajemmissa käyttöönotoissa, joissa esimerkiksi tehdään muutoksia järjestelmiin ja useita henkilöstöryhmiä koulutetaan, käyttöönottoaika on pidempi.