Förenklad e-tjänst
Den förenklade tjänsten är avsedd för ärenden för vilka myndigheten inte har ett elektroniskt ärendehanteringssystem för kunden. Kundernas Tillstånds- och tillsynsansökningar tas emot per e-post, på papper, som PDF- eller e-blanketter eller på ett annat icke-elektroniskt sätt. Då ersätter tjänsten Tillstånd och tillsyns blanketter i den förenklade tjänsten de tidigare nämnda konventionella ansökningsblanketterna.
Lämplighet
Den förenklade tjänsten är bäst lämpad för handläggning av ärenden då:
- myndigheten inte har relaterade e-tjänster (eller system) för dessa ärenden
- ansökningar relaterade till ärenden lämnas in sällan och i små mängder
- ärendena är enkla till innehållet och innehåller till exempel endast en icke-formell bilaga som lätt kan överföras manuellt till ärendehanteringen
- det är motiverat att en tjänsteman överför uppgifterna manuellt till ärendehanteringen
- ärendet är så enkelt/okomplicerat att det inte kräver elektronisk processtyrning
- kostnaderna för den elektroniska kommunikationen inte kan motiveras
- anslutningssättet är en tillfällig lösning innan elektronisk dataöverföring införs
Automatisering av den förenklade tjänsten
För vissa ärenden går kan man automatisera exporten av uppgifter från tjänsten Tillstånd och tillsyn till myndighetens ärendehantering. Automatiseringen kan genomföras med programvarurobotik i myndighetens egen process. Myndigheten ansvarar för genomförandet men vid behov erbjuder tjänsten Tillstånd och tillsyn stöd. Frågor om automatisering av förenklade tjänster kan skickas till luvatjavalvonta.tem(at)gov.fi.
Obs!
Följande frågor bör (åtminstone) beaktas när man överväger användning av förenklade tjänster
- servicevolym – hur många ansökningar myndigheten tar emot. Den förenklade tjänsten lämpar sig bäst för ärenden där handläggningsvolymen är måttlig med tanke på manuellt arbete
- ärendenas innehåll – hur mycket information om ett enskilt ärende som förmedlas
- hur kritiskt det är att bevara informationens riktighet vid överföringen (mänskliga fel)
- uppnåbara fördelar (t.ex. minskad arbetsmängd
- kostnadskonsekvenser
Information om förenklade tjänster enligt myndighet i tjänsten Tillstånd och tillsyn finns här.