Planera

---

Målen omfattar bland annat anpassning av tjänster som införs till myndighetens serviceutbud och eventuella andra mål, vilket kan innefatta utveckling av myndighetens system- eller serviceprocesskompetens.

Styrmodell

I början av planeringen är det bra att komma överens om vilken styrmodell som ska användas vid införandet i organisationen och vem som ska styra införandet.

Uppspjälkning av uppgiftshelheter

De uppgiftshelheter som bildats i utredningsstadiet spjälkas upp i hanterbara uppgifter så att utförare och ansvarsområden kan fastställas för dem. Av uppgifterna bildas en ram för planen för införande som kompletteras när planeringen framskrider.

Upphandling

I och med fastställandet av uppgifterna kan en lista över upphandlingar skapas. Vilka tjänster eller verktyg måste upphandlas för att genomföra införandet? Det kan vara fråga om bland annat systemutveckling och administration (integration).

Aktörer och ansvarsfördelning

Uppgifterna tilldelas resurser och ansvariga för dem fastställs. Utöver utförandet av uppgifter möjliggör detta uppföljning av framstegen och ingripande i avvikelser.

Kommunikation

Kommunikation är en kritisk framgångsfaktor för införandet, och den bör särskilt beaktas i planeringen. Kommunikation blir effektiv när olika intressenter relaterade till införandet tas med i kommunikationsplanen och deras betydelse för implementeringen analyseras. Utifrån analysen kan man bilda målgrupper för kommunikationen för vilka kommunikation planeras och genomförs.

Risker

Uppdatering av listan över risker är en väsentlig del av planeringen av införandet. Analysera riskerna i utredningsstadiet tillsammans med de parter som är involverade i införandet och överväg om det har skett några förändringar i den tidigare uppskattningen av dem. Samtidigt kan helt nya risker identifieras. Alla risker bör analyseras i detta skede: vad är deras sannolikhet och konsekvenser för införandet. Riskerna ska följas upp regelbundet under hela införandet, och en beredskapsplan ska göras för de mest betydande riskerna. Med aktiv riskhantering möjliggör du att införandet kan ske på ett önskvärt sätt.

Plan

I slutet av planeringen godkänns planen som bildats i den av organisationens styrgrupp för införandet.

Checklista över uppgifter och verktyg

Uppgifter i stadiet

• Organisera planeringsstadiet och påbörja styrningen av införandet
• Säkerställ målen för införandet: vilka mål siktar införandet på? Målen omfattar bland annat anpassning av tjänster som införs som en del av myndighetens serviceutbud och eventuella andra mål för utvecklingsåtgärder
• Kom överens om operativa riktlinjer relaterade till användningen av tjänsten
• Planera de uppgiftshelheter som införandet kräver på uppgiftsnivå
  • Nödvändiga ändringar av serviceprocessen och rutiner (t.ex. ändringar av processer och riktlinjer)
    • Operativa riktlinjer
    • Organisering
    • Nya operativa processer och instruktioner
  • Anslutning av e-tjänsten till tjänsten Tillstånd och tillsyn
    
    • Anslutning av e-tjänsten: tekniska krav och uppgifter finns i tjänsten Tillstånd och tillsyns tekniska instruktioner (endast på finska)
    • Om myndighetens tjänst inte är elektronisk: alternativ för att göra tjänsten elektronisk
  • Uppgifter för att gå med i tjänsten Tillstånd och tillsyn
    • Tjänstemännens åtkomst till tjänsten (inloggningssätt, arrangemang för fullmaktshantering)
    • Fullmaktshantering (när man loggar in i tjänsten via Suomi.fi-fullmakter)
    • Anmälan om anslutning till tjänsten Tillstånd och tillsyn
    • Utbildning i användning av tjänsten
  • Samordning av data och vokabulär (terminologi)
  • Arkitekturarbete
  • Kommunikation
• Gör en lista över nödvändiga upphandlingar (tjänster och material)
• Tilldela ansvar för de planerade uppgifterna
• Bilda intressenterna för införandet och gör en intressentanalys
• Uppdatera listan över risker från utredningsstadiet och förbered dig proaktivt
• Skapa en kommunikationsplan för införandet och fastställ den kompetens som behövs: en kritisk del av införandet som väsentligt påverkar resultatet. 
• Låt intressenterna godkänna och engagera sig i planen.

Instruktioner och verktyg för stadiet

Du kan använda modellen för planen för införande nedan som planeringsstöd. Den kan anpassas till den modell för införande som används i organisationen och med vars hjälp stadierna och uppgifterna i införandet kan hanteras framgångsrikt. Vi rekommenderar att man vid införandet av tjänsten Tillstånd och tillsyn använder rutiner som är bekanta för organisationen, eftersom införandet då framskrider smidigare. Vi har sammanställt följande planeringsverktyg och instruktioner för att stödja införandet.